Entité de rattachement de l'offre
La CCI Ille-et-Vilaine est un établissement public piloté par des dirigeants d'entreprises élus par leurs pairs. Elle défend les intérêts de plus de 60 000 entreprises du département. Elle accompagne la croissance et la compétitivité des entreprises et favorise le développement économique du territoire.
Elle soutient, stimule et accompagne les projets de création et reprise d'entreprises, de développement, d'innovation, d'accès à de nouveaux marchés et de transition écologique et numérique ; elle favorise le développement des clubs et réseaux d'entreprises.
Pour être au plus près des entreprises de son territoire, la CCI Ille-et-Vilaine, dont le siège est à Rennes, est présente à Redon, Fougères, Vitré et Saint-Malo.
La CCI Ille-et Vilaine intervient également dans le domaine de la formation initiale et continue. Elle accueille près de 2500 apprenants dont 90% d'apprentis sur les campus de la Faculté des Métiers, localisés à Rennes, Saint-Malo et Fougères et le campus Ferrandi Rennes.
En formation continue, elle développe les compétences dont l'entreprise a besoin pour adapter ses activités aux évolutions du marché et de son environnement.
Référence
BRE-2348
Date de début de diffusion
03/02/2025
Vous aimez relever des défis variés et jouer un rôle clé dans le succès d'un projet innovant ?
Le Bâtiment 78, 25 000 m2, lieu emblématique de Rennes Métropole dédié à l'accueil de startups et d'entreprises engagées dans la réindustrialisation décarbonée, recherche son tout premier Office Manager H/F !
En tant qu’office manager H/F, vous êtes responsable de la gestion quotidienne et de l'organisation efficace du site, en assurant un environnement de travail optimal pour les start-ups, entreprises et partenaires résidents. Vous jouez un rôle clé dans la coordination des services, l'accueil des visiteurs et la gestion des espaces, tout en contribuant à l'animation de la communauté du site.
A ce titre, vos missions sont les suivantes :
• Accueil et gestion administrative :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et résidents
Gérer le courrier entrant et sortant
Administrer l'agenda du site et des espaces communs
Réceptionner, trier et rediriger les mails et demandes entrantes
• Facilitation des arrivées et intégrations :
Gérer les packs de bienvenue pour accueillir les nouveaux résidents
Gérer la facturation mensuelle des résidents et des services
Assurer le suivi des paiements et effectuer les relances nécessaires
Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires externes
Participer à l'élaboration et au suivi du budget du site, en collaboration avec le référent accompagnement et la direction
• Gestion et optimisation des infrastructures et services mutualisés :
Accompagner les résidents dans l’utilisation des infrastructures et/ou services partagés
Gérer les demandes liées aux équipements et services mutualisés
Être le garant de la bonne application du règlement intérieur
Assurer le suivi et la maintenance des espaces communs (premier niveau d’intervention)
Coordonner les interventions des prestataires pour l’entretien et les réparations
• Gestion des espaces et des contrats de location :
Centraliser et traiter les demandes de visites et de location
Gérer l'occupation et l'attribution des espaces en veillant à leur optimisation
Préparer et suivre les contrats de location et les états des lieux
• Support opérationnel aux événements :
Contribuer à l'organisation logistique des événements sur le site puis assurer le suivi post-événement (retours, facturations, etc.)
Coordonner les événements avec les prestataires externes, assister à leurs mises en place et leur bon déroulement
Le soutien événementiel peut engendrer des horaires en soirée occasionnellement et très exceptionnellement le week-end.
• Communication interne :
Relayer les informations importantes auprès des résidents : calendrier des évènements internes, bulletin d’information, …
Animer les canaux de communication interne (écran d’accueil, panneaux affichage, signalétique, intranet, newsletter, etc.)
• Bac+2 minimum en gestion, administration ou domaine équivalent
• Expérience significative en gestion administrative ou en tant qu'Office Manager, idéalement dans un environnement entrepreneurial ou industriel.
• Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles, avec une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Autonomie, proactivité et sens de l'initiative.
• Maîtrise des outils bureautiques et des technologies de communication modernes.