Au sein du département des politiques éducatives de la DGA Education, l’apprenti secrétaire administratif accomplit des tâches dans quatre domaines : secrétariat de la chancellerie de Novancia, appui sur la gestion des conventions de « stages découverte métiers », archivage et rangement de dossiers, appui administratif au directeur et aux responsables de services du département.
Descriptif des missions
1. Chancellerie de Novancia
Novancia est une ancienne école de la CCI Paris île-de-France, aujourd’hui disparue mais ayant encore un grand nombre de diplômés. En liaison avec le responsable de la chancellerie, l’apprenti secrétaire administratif gère les demandes des anciens élèves reçues sur la messagerie dédiée. Il assure par mail la réponse de premier niveau. Il recherche les preuves de diplomation dans les archives numérisées (PV de jury, listes de diplômés), établit les attestations correspondantes, les fait valider et les envoie. Il tient à jour le fichier de suivi des demandes et s’assure qu’une réponse a été apportée à chacune.
2. Gestion des conventions de stages de découverte métiers
Les stages de découverte métiers sont des stages que peuvent accomplir des collégiens ou des lycéens pendant les vacances scolaires et dont la CCI est signataire. En liaison avec l’équipe du Centre d’information et d’orientation professionnelle (CIOP), l’apprenti secrétaire administratif intervient en appui sur la gestion des conventions de stage. Sous le contrôle d’un conseiller du CIOP, il utilise pour cela le système informatique de suivi, analyse les demandes reçues, s’assure que les conditions de signature d’une convention sont remplies, gère si besoin les échanges avec les parents des jeunes stagiaires et tient à jour le fichier de suivi des conventions.
3. Appui au directeur ou aux services de la direction des politiques éducatives
Sous l’autorité du directeur des politiques éducatives ou des responsables de services concernés, l’apprenti secrétaire administratif peut être sollicité sur diverses tâches : photocopies, mise en forme de documents (courriers, présentations), recherches sur internet, etc. Outre les outils bureautiques usuels (messagerie, Word, Excel, Powerpoint), il ou elle pourra avoir à utiliser des outils de gestion de la CCI (outil Doxtreem de suivi de la validation des conventions, par exemple).
En lien avec un conseiller du CIOP, l’apprenti pourra être amené à intervenir lors d’une action d’orientation (sur un salon, dans un établissement scolaire) ou en appui de l’organisation d’un événement concourant à la découverte des métiers.
Apprenti en BTS de type secrétariat administratif ou formation analogue.
De septembre 2024 à juillet/août 2026
Le Groupe Chambre de Commerce et d’Industrie Paris Ile-de-France œuvre pour une politique active d'accueil des personnes en situation de handicap. Les candidatures sont étudiées selon ce principe.
27 avenue de Friedland 75008 paris puis, à partir de septembre 2025, 11 rue Léon Jouhaux 75010 Paris